Ateliers au temps du COVID-19: Aplatissement d’une courbe différente

Les ateliers sont-ils en voie de disparition?

Les ateliers en personne, interactifs et qui se tiennent souvent dans des endroits reculés sont soudainement inaccessibles en raison du COVID-19. Cela pose un gros problème à la communauté mondiale du développement et au travail mené sans relâche pour améliorer la santé, l’éducation et d’autres systèmes vitaux, ce qui nécessite d’explorer (et de pousser) les connaissances, les intérêts et la capacité des parties prenantes à travailler ensemble.

Les ateliers de cocréation utilisent des méthodes participatives pour produire des résultats mutuellement bénéfiques — telle qu’une nouvelle stratégie de problème complexe comme l’accès aux soins de santé primaires de qualité — entre les parties prenantes dont la coopération est essentielle mais dont les perspectives ont tendance à varier. Généralement concentrés sur deux à cinq jours et impliquant 20 à 50 personnes, les ateliers de cocréation sont un excellent moyen d’explorer et de pousser les parties prenantes vers les exigences de l’amélioration du système. Que faut-il faire maintenant?

Alors que les pays tentent d’aplatir la courbe des cas de COVID-19 et des besoins en ressources, il est possible d’aplatir une différente courbe de cocréation basée sur des ateliers avec des parties prenantes. Une nouvelle courbe virtuelle peut faire avancer les améliorations vitales du système de santé pendant que les responsables de la santé gardent leurs distances.

Diffuser 10 fonctions essentielles d’un atelier de cocréation

Diffuser les fonctions et les ressources essentielles

Les ateliers ont des caractéristiques essentielles et non essentielles. Sensibilisation des acteurs clés? Essentielle. Le buffet de nourriture qui arrive toujours un peu trop tôt ou un peu trop tard? Non essentielle. Inclure des voix diverses pour analyser les causes profondes d’un problème? Essentielle et puissante.

Les fonctions essentielles des ateliers de cocréation productifs — dont plusieurs sont présentées dans le tableau ci-dessous — doivent être désormais réparties et dispensées par voie virtuelle. En quelques jours de réunion dans un lieu physique, les ateliers en personne concentrent la plupart des fonctions essentielles et leurs ressources nécessaires. Les organisateurs des ateliers commencent à échanger bien à l’avance, mais les efforts s’intensifient considérablement juste avant l’événement — lorsque les participants s’apprêtent à voyager.

L’atelier proprement dit est une utilisation très intense de ressources: tous les participants y passent plusieurs jours; le lieu, la nourriture, l’équipement et souvent les frais d’hébergement; et les coûts en capital politique liés au maintien de personnes déjà très occupées loin de leur emploi à temps plein et de leurs familles. Il est notoire que les actions de suivi peuvent diminuer considérablement après l’atelier ou sont tout simplement absentes.

Embrasser la cocréation virtuelle, diversifier la prestation… et améliorer la durabilité?

En combinant la technologie et la facilitation à distance, les fonctions essentielles des ateliers peuvent encore être réalisées grâce à un processus de cocréation virtuelle avec un horizon temporel plus long et des modes de prestation plus diversifiés.

Une équipe de facilitation à distance peut faire avancer les premières phases de la définition du problème et de l’identification des parties prenantes par le biais d’appels téléphoniques individuels, de courriels et de documents coédités. En travaillant à distance elle peut également structurer l’analyse des problèmes et les méthodes de cocréation — généralement effectuées par une petite équipe formée avant l’atelier.

De nombreuses communautés de pratique en santé et en éducation font recourent à de larges webinaires pour sensibiliser efficacement les participants aux problèmes et aux approches clés; et à des réunions en ligne plus restreintes qui, à l’aide de discussions et d’outils facilités comme les tableaux blancs virtuels, peuvent être efficacement utilisées pour qu’un groupe travaille ensemble pour cerner des défis ou des problèmes, effectuer une analyse des causes profondes et élaborer des solutions. De tels webinaires, larges ou restreints, peuvent ponctuer plusieurs points le long de la courbe de cocréation, entre un large éventail de communications plus restreintes et individualisées. Les pages Web ou les espaces virtuels comme Microsoft Teams peuvent rendre l’ensemble du processus visible pour toutes les personnes impliquées. Il est même possible que ce nouveau rythme (intégrant petit à petit la cocréation dans les routines quotidiennes des participants sur une plus longue période) puisse se révéler plus efficace pour un changement durable du système de santé.

Fonctions Essentielles	Prestation du statu quo	Nouvelle prestation virtuelle
Définir un problème et identifier les principales parties prenantes	Organiser des réunions de cadrage et de planification en personne afin d’élaborer une note conceptuelle et une liste d’invitations	Effectuer une sensibilisation virtuelle (courriel, appels téléphoniques) afin d’élaborer une note conceptuelle et une liste des parties prenantes – désormais sans contraintes d’espace / de budget
Concevoir un processus d’analyse des problèmes et cocréer	Élaborer l’ordre du jour pour une réunion en personne	Élaborer un plan de travail pour le processus de cocréation virtuelle
Sensibiliser aux questions et approches clés	Paquets de lecture et présentations en direct	Webinaires, lectures et réponses partagées
Effectuer une analyse des causes profondes et formuler des solutions venant de voix diverses	Concevoir des activités en grand groupe ou en petits groupes pour «décompresser» les défis et commencer à co-créer des solutions tout en s’assurant que toutes les parties prenantes sont impliquées	Concevoir des webinaires interactifs plus restreints ou des vidéoconférences / téléconférences de groupe
Renforcer la confiance et la solidarité	Brise-glaces, causeries pendant la pause-café, photo de groupe partagée sous forme de tweet à travers le monde	Brise-glaces virtuels, échanges virtuels plus fréquents et variés à plus long terme
Pointer du doigt l’éléphant dans la salle (les questions sensibles)	Utiliser des méthodes de facilitation en personne qui soulèvent et explorent diplomatiquement les questions sensibles	De brefs mémoires / présentations par écrit accompagnés par un panel en ligne animé par un facilitateur.
Démontrer un problème ou une innovation	Visites sur place	Des videos courts-métrages partagées, avec des commentaires ou questions / réponses via un site Web partagé ou des appels de groupe; « visites inopinées » d’experts aux réunions de groupe virtuelles
Forger un consensus et fixer les priorités	Avoir des rapports de groupe, une discussion en plénière, un vote par feuillet autocollant ou d’autres moyens	Afficher et suivre les contributions des participants dans un espace virtuel visible (MS Teams ou similaire) et utiliser des technologies de vote en ligne comme menti.com et SurveyMonkey
Travail de planification conjoint	Compléter les modèles de plan de travail avec le support du facilitateur	Compléter les modèles de plan de travail avec le support du facilitateur en ligne
Faire le suivi et s’assurer que des mesures sont prises et que les relations se renforcent	Fait souvent défaut?	Soutenir plus aisément grâce à une cocréation à plus long terme et moins intensive au quotidien, et à des habitudes et des outils de communication qui restent accessibles après un point culminant.

Prochaines opportunités de cocréation virtuelle

Dans le cadre de notre riposte émergente face au COVID-19, Results for Development a commencé à utiliser de plus en plus ces principes de cocréation virtuelle dans notre travail de renforcement des systèmes avec des partenaires du monde entier. Des exemples de notre travail de renforcement de systèmes de santé comprennent:

En Guinée, nous avons commencé à aider le gouvernement, les ONG et les partenaires au développement à collaborer virtuellement en vue d’améliorer la conception, le déploiement et la durabilité de la stratégie nationale de santé communautaire de la Guinée, avec le soutien de l’Accélérateur de renforcement des systèmes de santé financé par l’USAID et la Fondation Bill & Melinda Gates.
Au Ghana, nous planifions de faciliter un processus de cocréation virtuelle pour évaluer les forces, les besoins et les stratégies innovantes de l’Agence de réglementation des établissements de santé du Ghana (HeFRA) pour assurer des soins de santé primaires de qualité avec le soutien de l’Accélérateur de renforcement des systèmes de santé.
En Indonésie, nous et nos partenaires recherchons des moyens virtuels de poursuivre un processus multipartite pour concevoir des activités pilotes visant à améliorer les accords d’achat et les systèmes de paiement des prestataires pour les services prioritaires, y compris la tuberculose (TB) et les soins de maternité, avec le soutien de l’USAID Health Financing Activity (activité de financement de la santé de l’USAID) et du TB Private Sector Project (projet de la tuberculose du secteur privé).

Les ateliers en personne ont certainement des avantages qui sont plus difficiles ou impossibles à reproduire virtuellement. Par exemple il est plus difficile d’établir des relations de confiance et de négocier autour de questions sensibles à distance, mais nous espérons apprendre les meilleures façons de le faire. Il est également plus difficile virtuellement de garantir l’égalité des chances de participer, étant donné l’accès différencié au réseau informatique et à la bande passante.

Les parties prenantes du système de santé et d’éducation — souvent avec des intérêts concurrents et explorant toujours des choix politiques et éthiques difficiles — devront finalement converger, physiquement et conceptuellement, pour continuer à renforcer les systèmes à long terme. Mais, au milieu des restrictions du COVID-19 dans les mois et les années à venir, elles peuvent également profiter pleinement de la cocréation virtuelle, d’une planification adéquate, de budgets ajustés (budget de voyage réduit et coûts informatiques accrus) et d’une facilitation qualifiée.

Nous continuerons à apprendre et à communiquer ces efforts et nous sommes impatients de continuer à apprendre des autres. Contribuez vos commentaires ci-dessous et dites-nous comment vous gérez la cocréation et la facilitation avec vos partenaires à travers des fuseaux horaires et des distances différents.

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